Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón Social: Contabilidad & Finanzas Consultores S.A.S.
• Sigla: C&F Consultores SAS
• NIT: 900.799.489-1
• Domicilio Principal: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Carrera 25 # 53-10 Sur, Interior 5, Oficina 103
• Correo Electrónico: info@cyfconsultoressas.com.co
• Teléfono: +57 319 628 5879
• Resolución JCC: N° 000-0067 del 19 de enero de 2018 — U.A.E. Junta Central de Contadores

2. Marco Legal

Esta política se elabora en cumplimiento de los preceptos de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Régimen General de Protección de Datos Personales), la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021 (Habeas Data Financiero — «Ley de Borrón y Cuenta Nueva»), el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen, con el objetivo de proteger el derecho fundamental al Habeas Data.

3. Objetivo

Establecer los lineamientos y procedimientos necesarios para garantizar la debida protección de los datos personales que son recolectados, almacenados, utilizados y administrados por C&F Consultores S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento, asegurando el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información.

4. Ámbito de Aplicación

La presente política aplica para todos los datos personales registrados en las bases de datos de C&F Consultores S.A.S., y cobija a todos los empleados, directivos, contratistas y terceros que tengan acceso a dicha información en el ejercicio de sus funciones.

5. Definiciones

Para los efectos de esta política se adoptarán las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), en especial las de Titular, Dato personal, Dato público, semiprivado, privado y sensible, Tratamiento, Responsable, Encargado, Autorización, Fuente de información, Operador y Usuario.

6. Principios para el Tratamiento de Datos

C&F Consultores S.A.S. aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Principio de legalidad: el tratamiento de datos se sujetará a lo establecido en la ley.
• Principio de finalidad: el tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular.
• Principio de libertad: el tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Principio de transparencia: se garantizará al Titular el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujetará a los límites que derivan de la naturaleza de los datos y de la ley.
• Principio de seguridad: la información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para su seguridad.
• Principio de confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento están obligados a garantizar la reserva de la información.

7. Finalidades del Tratamiento de Datos

C&F Consultores S.A.S. utilizará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades:

a. Clientes y Clientes Potenciales

• Prestar y ejecutar los servicios profesionales contratados, incluyendo, pero sin limitarse a: contabilidad, revisoría fiscal, auditoría externa, asesoría tributaria y financiera, implementación NIIF, ESAL, avalúos y valoración de activos, peritaje judicial, certificaciones contables y capacitación.
• Gestionar y procesar facturación, cobro de cartera y pagos.
• Consultar y verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios del cliente ante operadores de información y centrales de riesgo, con fines de evaluación y control de riesgo.
• Reportar y actualizar ante las centrales de riesgo la información positiva y negativa derivada de las obligaciones a favor de la firma, en los términos de la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021 (ver numeral 9), previa autorización del Titular.
• Realizar comunicaciones sobre el estado de los servicios, notificaciones y requerimientos.
• Enviar cotizaciones y propuestas de servicios solicitadas a través del portal de clientes o formularios de contacto.
• Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de los servicios prestados.
• Enviar invitaciones a eventos, capacitaciones y actualizaciones normativas o de interés.

b. Usuarios del Sitio Web y Suscriptores

• Gestionar la suscripción al boletín de noticias para enviar actualizaciones, noticias y novedades del sector contable y tributario.
• Dar respuesta a las solicitudes de información, quejas, reclamos o sugerencias presentadas a través de los formularios de contacto del sitio web.
• Gestionar el registro y acceso al «Portal de Clientes» (Mi Cuenta).
• Analizar el comportamiento de navegación para mejorar la experiencia del usuario en el sitio web.

c. Empleados y Candidatos

• Adelantar procesos de selección, reclutamiento y contratación de personal.
• Cumplir con las obligaciones laborales, de seguridad social y de bienestar.
• Realizar el pago de nómina y demás obligaciones contractuales.

d. Proveedores y Contratistas

• Gestionar la relación contractual, incluyendo la solicitud de cotizaciones, la realización de pagos y el cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.
• Evaluar el desempeño y la calidad de los productos y servicios recibidos.

8. Tratamiento de Datos Sensibles y de Niños, Niñas y Adolescentes

De conformidad con los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, C&F Consultores S.A.S. podrá tratar datos sensibles (entre otros, datos biométricos, de salud o los contenidos en la historia laboral) únicamente cuando: (i) el Titular haya otorgado su autorización explícita, salvo las excepciones legales; (ii) se le haya informado que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento; y (iii) se le informe cuáles datos serán objeto de tratamiento y su finalidad. Ninguna actividad se condicionará a que el Titular suministre datos sensibles.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando responda al interés superior del menor, asegure el respeto de sus derechos fundamentales y medie la autorización de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

9. Consulta y Reporte a Centrales de Riesgo (Ley 1266 de 2008)

En su calidad de fuente de información, y previa autorización del Titular, C&F Consultores S.A.S. podrá consultar, reportar, procesar y actualizar ante los operadores de bancos de datos y centrales de riesgo (tales como Datacrédito Experian, TransUnion CIFIN y Procrédito – Fenalco) la información positiva y negativa relativa al nacimiento, ejecución, modificación y extinción de las obligaciones dinerarias a su favor, derivadas de la prestación de servicios profesionales a crédito y demás operaciones comerciales. Este tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021 y comprende, entre otras, las siguientes garantías para el Titular:

• Comunicación previa al Titular, con una antelación no inferior a veinte (20) días calendario a la fecha del reporte negativo (y, para obligaciones iguales o inferiores al 15% de un SMMLV, dos comunicaciones en días distintos, con 20 días calendario entre la última y el reporte).
• Reporte únicamente de obligaciones ciertas, exigibles, actuales y no controvertidas; no se empleará el reporte como mecanismo indebido de presión.
• Permanencia del dato negativo por un término máximo equivalente al doble del tiempo de la mora, sin exceder de cuatro (4) años contados desde el pago o extinción de la obligación.
• Caducidad del dato negativo a los ocho (8) años contados desde que la obligación entró en mora, para obligaciones que permanezcan insolutas.
• Actualización de la novedad de pago ante los operadores dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la extinción de la obligación.

La autorización específica para este tratamiento se recauda mediante el formato institucional de autorización de consulta y reporte a centrales de riesgo (FT-SGC-HD-002), disponible para descarga al final de esta página.

10. Transmisión y Transferencia de Datos a Terceros

Para el cumplimiento de las finalidades descritas, C&F Consultores S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, tales como: operadores de centrales de riesgo; abogados y firmas de cobranza; entidades a las que se cedan o endosen créditos o facturas; proveedores de tecnología, alojamiento y servicios en la nube que actúen como Encargados del Tratamiento; y autoridades administrativas o judiciales cuando la ley lo exija. Con los Encargados se suscribirán los contratos de transmisión de datos previstos en el Decreto 1074 de 2015, garantizando el cumplimiento de los deberes de seguridad y confidencialidad. Las eventuales transferencias internacionales de datos se sujetarán a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

11. Derechos del Titular de los Datos

Como titular de la información, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales.
• Abstenerse de suministrar información personal de naturaleza sensible.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

12. Área Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

El área de Administración de C&F Consultores S.A.S. será la encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos.

Canales de Atención:

• Correo electrónico: info@cyfconsultoressas.com.co
• Dirección física: Carrera 25 # 53-10 Sur, Int. 5, Of. 103, Bogotá D.C.
• Teléfono: +57 319 628 5879

Procedimiento:

Para ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar una solicitud a través de los canales mencionados, la cual deberá contener como mínimo:

1. Nombre completo y datos de contacto del Titular.
2. Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
3. Documentos que acrediten su identidad.
4. La descripción del derecho que desea ejercer.

Tiempos de Respuesta:

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles.
• Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles.

13. Autorización y Prueba del Consentimiento

La autorización del Titular se obtiene por medios físicos o electrónicos y se conserva como prueba, de conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. C&F Consultores S.A.S. informará al Titular, mediante el aviso de privacidad correspondiente, el tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad. Para el tratamiento de información crediticia y su reporte a centrales de riesgo se utilizará el formato de autorización específico FT-SGC-HD-002.

14. Seguridad de la Información

C&F Consultores S.A.S. se compromete a implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

15. Vigencia

La presente política rige a partir de su adopción y publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Cualquier modificación sustancial será informada a través de este portal web institucional.